Blog

PMO là gì? Chức năng, lợi ích của PMO trong doanh nghiệp

Hiện nay đang ngày càng có nhiều doanh nghiệp/công ty phát triển văn phòng quản lý dự án (PMO) để nhằm mục đích quản lý cũng như kiểm soát chặt chẽ hiệu quả của những dự án đang trong quá trình triển khai. Qua đó mang đến nhiều lợi ích và lợi nhuận hơn cho hoạt động kinh doanh. Vậy PMO là gì? Sở hữu chức năng và vai trò đối với doanh nghiệp ra sao? Hãy cùng makemoney đi tìm hiểu ngay câu trả lời qua bài viết dưới đây nhé!

PMO là gì?

PMO là viết tắt của cụm từ Project Management Office hiểu là văn phòng hoặc phòng quản lý dự án. Theo đó đây sẽ là một bộ phận hoặc một nhóm trong doanh nghiệp, cơ quan chính phủ chuyên phụ trách xác định cũng như duy trì những tiêu chuẩn quản lý dự án ở trong tổ chức đó. Bạn cũng có thể coi PMO giống như ủy ban điều tiết tìm cách chuẩn hóa thực hiện dự án để cung cấp hướng dẫn, phát triển thước đo về thực hành quản lý và thực hiện nó.

PMO là văn phòng hoặc phòng quản lý dự án

PMO là văn phòng hoặc phòng quản lý dự án

Thực tế thì PMO không phải lúc nào cũng tập trung chính vào tiêu chuẩn, phương pháp luận nên PMO có thể là một phần thuộc quản lý dự án chiến lược bằng việc tạo điều kiện, sở hữu quy trình quản lý danh mục đầu tư. Cũng thông qua khả năng này thì PMO sẽ giám sát và báo cáo dự án, danh mục đầu tư và báo cáo tiến độ cho quản lý cấp cao để nhằm thúc đẩy quyết định chiến lược về tiếp tục hoặc hủy bỏ dự án.

Chức năng của PMO là gì?

Mức độ ảnh hưởng và kiểm soát mà MMO có với dự án phụ thuộc vào cấu trúc PMO trong doanh nghiệp. Theo đó cấu trúc này trong doanh nghiệp có một số kiểu như:

  • Hỗ trợ với vai trò là tư vấn
  • Kiểm soát và yêu cầu tuân thủ
  • Chỉ thị, kiểm soát cũng như quản lý dự án

Nhìn chung thì đa số các cấu trúc PMO đều thực hiện vai trò giống như xương sống của phương pháp quản lý dự án của bất kỳ tổ chức nào nếu như muốn thành công. Một số chức năng mà chúng mang đến cho doanh nghiệp gồm:

Chức năng của PMO là gì?

Chức năng của PMO là gì?

– Governance (quản trị): Đảm bảo những quyết định đúng đang được thực hiện bởi người phù hợp dựa vào thông tin đúng. Điều này có thể gồm kiểm toán, đánh giá đồng cấp, phát triển cấu trúc cho dự án và đảm bảo trách nhiệm giải trình.

– Transparency (tính minh bạch): Cung cấp thông tin liên quan, chính xác nhất để hỗ trợ giúp ra quyết định được hiệu quả hơn.

– Reusability (khả năng tái sử dụng): Kho lưu trữ bài học kinh nghiệm, đưa ra mẫu cùng phương pháp hay nhất từ dự án đã thành công trước đó.

– Delivery Support (hỗ trợ chuyển giao): Tạo thêm nhiều điều kiện hơn cho các nhóm dự án và đồng thời giúp họ thực hiện công việc hiệu quả hơn bằng hợp lý hóa bộ máy hành chính và quy trình, cố vấn, cung cấp đào tạo và đảm bảo chất lượng.

– Traceability (truy xuất nguồn gốc): Đưa ra lịch sử dự án, quản lý tài liệu và có kiến thức tổ chức.

Lợi ích của PMO đối với doanh nghiệp

Sau khi hiểu rõ khái niệm và chức năng của PMO thì chúng ta sẽ cùng tìm hiểu lý do vì sao 1 tổ chức hoặc doanh nghiệp cần có PMO và nó mang đến lợi ích như thế nào đối với doanh nghiệp ngay dưới đây:

Cung cấp hướng dẫn

Đầu tiên phải kể đến lợi ích của việc thành lập PMO chính là để sắp xếp dự án/danh mục đầu tư sao cho đúng chiến lược trong tương lai của doanh nghiệp. Việc này cho phép doanh nghiệp hoạt động đúng khuôn khổ một kế hoạch dài hạn, hiệu quả hơn mỗi khi đưa ra quyết định nhờ vào hướng dẫn của PMO.

Lợi ích của PMO cung cấp hướng dẫn

Lợi ích của PMO cung cấp hướng dẫn

Giúp các dự án đi theo đúng hướng

Thực chất PMO cũng hoạt động tương tự giống một cơ chế ở bên ngoài để hỗ trợ thực hiện thành công dự án. Ngoài ra cũng có thể khiến dự án đi đúng hướng, cảnh báo doanh nghiệp mỗi khi xuất hiện các vấn đề xấu gây ảnh hưởng hoặc đe dọa, ngăn cản thực hiện. Từ đó doanh nghiệp hành động trơn tru, kịp thời khi có vấn đề phát sinh và chặn trước khi chúng trở thành vấn đề gây kết thúc dự án.

Giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về dự án

Với trường hợp doanh nghiệp triển khai danh mục các dự án thì chính PMO sẽ là một đơn vị mang tầm hiểu biết sâu sắc về mối liên hệ giữa những dự án đó. Đồng thời họ cũng nhận thực cả được sự phụ thuộc và tác động lẫn nhau rồi cung cấp đến doanh nghiệp cái nhìn tổng quát về danh mục dự án của mình. Sau đó xem xét rồi đưa ra quyết định ở tầm vĩ mô.

Trợ giúp trong giao tiếp

PMO có thể coi là một nhánh khác của kế hoạch truyền thông trong doanh nghiệp. Họ sẽ dễ dàng lắng nghe những bên liên quan và đảm bảo thông điệp được hiểu rõ và truyền tải đúng. Ngoài ra công việc điều hành và quản lý dự án cũng trợ giúp giống thông tin liên lạc của ban giám đốc vì họ thường có quan hệ làm việc cùng những bộ phận khác hay người hoàn toàn không liên quan đến doanh nghiệp.

PMO trợ giúp trong giao tiếp

PMO trợ giúp trong giao tiếp

Chia sẻ nguồn lực cho toàn tổ chức

Thiết lập PMO sẽ cho phép chia sẻ tài nguyên là nguồn lực doanh nghiệp nhưng dự án thì không. Hơn nữa PMO còn thiết lập chiến lược sử dụng nguồn lực hợp lý trong toàn bộ dự án, chương trình nhằm mang lại hiệu quả tốt đẹp nhất.

Trên đây là một số chia sẻ về văn phòng quản lý dự án PMO là gì mà chúng tôi muốn gửi đến cho bạn đọc tham khảo. Mong rằng qua bài này thì các bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức hữu ích liên quan PMO cùng chức năng và lợi ích của chúng đối với doanh nghiệp. Mọi thắc mắc cần được tư vấn và giải đáp miễn phí, vui lòng liên hệ ngay với makemoney qua số hotline 0944.31.9963 nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *